راهنمای برگزاری کنفرانسهای بین‌المللی در ایران/اطلاع‌رسانی درباره شرایط محل اقامت و برگزاری
- حتما در برگه ها و فرم های اطلاع رسانی شرایط عمومی آب و هوا و کلیات شرایط اقلیمی منطقه را یادداشت کنیم
- با مراجعه به داده های هواشناسی سالهای قبل، اطلاعاتی چون دمای هوا (ماکزیمم و مینیمم) رطوبت و احتمال بارندگی و ... را اعلام کنیم
- توصیه هایی برای لباس های مورد نیاز در زمان اجرای برنامه (البته در حد توصیه) اعلام شود
- اگر در برنامه های بازدیدی و جنبی، به مناطق خاصی سر میزنیم که نیاز به ابزارهایی غیر معمول دارند( مثلا شاید یک پیاده روی سبک در دامنه یک کوه یا...) دارد حتما آن را اعلام کنیم شاید مثلا باید کفش سبک تراکینگ داشته باشند
- تمام امکانات اقامتی محل های سکونت را با ذکر مشخصات کامل در اعلام و فراخوان‌ها و فرم‌های پذیرشی اعلام کنیم . به عبارتی به این که محل اقامت هتل ۳ یا ... ستاره است اکتفا نکنیم..... استانداردهای ما با دیگران کمی فرق داره
- اگر شرکت‌کنندگان خانم و آقا همراه هم هستند در مورد شرایط اسکان آنها (در ایران) و نیز هم‌اتاقی هایشان (اینکه آیا ترجیح خاصی دارند یا نه) در هنگام ثبت نام اطلاع رسانی و نیز نظرسنجی کرده باشیم (در مورد نکته نخست بر حسب زمان، گاه گیر دادنها جدی است و گاهی خیر...)