فهرست - قسمت‌های اصلی - تدارک نقشه - شرایط هتل یا محل اقامت - امکانات دستشویی‌ها - امکانات اینترنتی - نوع هدایای معمول در کنفرانسها - دفترچه راهنمای شرکت کنندگان - نکات راجع به غذا - افراد راهنما - مساله تبدیل پول - مسایل مربوط توجیه قوانین در ایران - مساله حجاب - کارت گذر دور گردن - لوازم لازم برای سخنرانیها - تفریحات لازم در طول کنفرانس - محلهای جالب برای خارجیها در تهران - در اصفهان - تقویم برنامه‌های کنفرانس - اطلاع رسانی درباره شرایط... - وب‌سایت کنفرانس


فراهم کردن نقشه محل برگزاری کنفرانس ضروری است، خصوصا اگر در حال آماده سازی سمینار بزرگی هستید و در کنارش حواشی متعددی همچون کلاس‌ها یا کارگاه‌های آموزشی - تبلیغاتی و نمایشگاه‌های کوچکی هم هست.

  1. بهتر است نقشه تا جایی که ممکن است تصویری، ویژوال و ساده باشد. اصولا نقشه های ساده ی مهندسی و پلان غیر تخصصی میتواند یک زیر ساخت خوب برای نقشه باشد که در مرحله ی بعدی، با رنگ بندی مشخص، اختصاص علائم و تصاویر گویا متناسب با هر بخش میتواند کامل شود.
  2. نقشه حتما احتیاج به توضیحات کناری، اختصارات و علائم دارد.
  3. می‌توان برگه ی دیگری به نقشه پیوست کرد که لیست شرکت کنندگان یا غرفه ها و یا محلهای سمینار را در قالبهای موضوعی، زمانی و مکانی دسته بندی کرده باشد.
  4. در نقشه برای پیشگیری از سردرگمی بهتر است محل توزیع نقشه و یا محل اصلی گردهمایی را با یک علامت گرافیکی با تصویری مشخص کرد. مثلا با یک دایره یا فلش قرمز رنگ و توضیح "شما اینجا هستید"
  5. میتوان لیستی از نزدیکترین کافه ها یا مراکز خرید در حواشی منطقه را نیز مشخص کرد.
  6. اگر منطقه کاملا در محدوده ی تجاری مرکز شهر است، می‌توان محل ایستگاه مترو، اتوبوس و توضیحات مرتبط با آنها را نیز درج کرد.
  7. در انتها بد نیست که شماره‌های تماس و بطور کلی آدرس‌ها و مشخصات محل سمینار و سازمانها و گروههای مربوطه را برای موارد لزوم ذکر کرد.