راهنمای برگزاری کنفرانس‌های بین‌المللی در ایران/تدارک نقشه
فراهم کردن نقشه محل برگزاری کنفرانس ضروری است، خصوصا اگر در حال آماده سازی سمینار بزرگی هستید و در کنارش حواشی متعددی همچون کلاس‌ها یا کارگاه‌های آموزشی - تبلیغاتی و نمایشگاه‌های کوچکی هم هست.
- بهتر است نقشه تا جایی که ممکن است تصویری، ویژوال و ساده باشد. اصولا نقشه های ساده ی مهندسی و پلان غیر تخصصی میتواند یک زیر ساخت خوب برای نقشه باشد که در مرحله ی بعدی، با رنگ بندی مشخص، اختصاص علائم و تصاویر گویا متناسب با هر بخش میتواند کامل شود.
- نقشه حتما احتیاج به توضیحات کناری، اختصارات و علائم دارد.
- میتوان برگه ی دیگری به نقشه پیوست کرد که لیست شرکت کنندگان یا غرفه ها و یا محلهای سمینار را در قالبهای موضوعی، زمانی و مکانی دسته بندی کرده باشد.
- در نقشه برای پیشگیری از سردرگمی بهتر است محل توزیع نقشه و یا محل اصلی گردهمایی را با یک علامت گرافیکی با تصویری مشخص کرد. مثلا با یک دایره یا فلش قرمز رنگ و توضیح "شما اینجا هستید"
- میتوان لیستی از نزدیکترین کافه ها یا مراکز خرید در حواشی منطقه را نیز مشخص کرد.
- اگر منطقه کاملا در محدوده ی تجاری مرکز شهر است، میتوان محل ایستگاه مترو، اتوبوس و توضیحات مرتبط با آنها را نیز درج کرد.
- در انتها بد نیست که شماره‌های تماس و بطور کلی آدرس‌ها و مشخصات محل سمینار و سازمانها و گروههای مربوطه را برای موارد لزوم ذکر کرد.